組織は、営業プロセスの強力なコントロールを確立することができます。
組織は、ビジネスプロセスを改善し、自動化するために、ERPの実装に着手する。この自動化は、業務コストの削減による効率の向上、資産効率の向上、情報の質の向上につながります。しかし、これらの利点は、ERP システムにコントロールのためのフレームワークが組み込まれている場合にのみ達成可能です。
内部統制
内部統制は、エラーや盗難、不正のリスクを減らし、会計データの正確性と完全性を確保し、その方針と計画の遵守を保証するために、組織が実施するものです。基本的には、以下のものを指す。
- 手段 プロセス活動内部統制は、ビジネスプロセスの安定性、予測可能性、一貫性を確保し、通常の変動を最小限に抑えます。ERPシステムでは、内部統制は主に次の2つの方法で実施されます。
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ワークフロー
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ビジネスルール
ビジネスルールは、ワークフロー内の各活動を管理するポリシー、役割、手順、エスカレーション、アラート、データ型などを設定することで、ビジネスプロセスが正しく実行されることを保証します 。
ワークフローは、ビジネス プロセスがどのように開始され、完了するか、誰が関与するか、そして、各参加者が割り当てられた役割を実行するために何をしなければならないかを指示します。
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以下では、ERPシステムが販売サイクルにおけるコントロールを確立するための4つの方法を見ていきます。
1. 不正防止のための職務分掌
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職務分掌とは、主な職務と責任をさまざまな人に分担させることであり、販売機能の包括的な統制環境を整備する上で、非常に重要な要素です。職務分掌が適切に実施されれば、不正行為の防止や、システムユーザーの最小限の権限といったIT原則とビジネスプロセスの整合に大きな影響を与えます。
販売機能における職務分掌には、取引の承認、取引の処理、情報の確認と照合、および関連資産の取り扱いに関する責任の分離が含まれます 例えば、販売注文の承認は、データの取得や売掛金の回収から分離される。 例えば、販売注文の承認は、データ収集や売掛金の回収から切り離されます。同様に、顧客の与信限度額の変更要求を出す人は、そのような要求の評価と承認を行うシステムのセクションにアクセスすべきではありません。
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2. ワークフローはレビューと承認を容易にする ワークフローはレビューと承認を容易にする。
二次レビューと監督者による承認は、トランザクションが正確に把握され、適切に承認され、組織内で発生した実際の出来事を正しく反映していることを確認するのに役立ちます。
販売プロセスのワークフローを適切に設計・実装することで、ERPシステムは強力な内部統制の枠組みを効果的に展開することができます。たとえば、新しい信用顧客を設定するための承認や、発送前の送り状のレビューを必要とすることで、不正な顧客への販売や、undercharged invoicesによる信用設備の不正流用を防ぐことができます。
ワークフロー機能により、システムユーザーはプロセスの各ステップでコメントを挿入することができます。さらに、スーパーバイザーはシステム内の各取引のステータスを見ることができ、ある取引が所定のステップで予想以上に長く残っている場合、警告や通知を自動的に生成するようにシステムを設定することができます。
WGSでは、お客様のニーズに応じて、ワークフローの実装に2つのアプローチを推奨しています。ERP システムの販売モジュール内に組み込みのソリューションを用意するか、動的なスタンドアロン システムを導入するかです。 WGSでは、お客様のニーズに応じて、ワークフローの実装に2つのアプローチを推奨しています。
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ERPシステムには、システムで実行されたすべてのアクション、それを実行したユーザー、アクションの日時スタンプを記録する監査証跡が組み込まれています。これにより、説明責任のための改ざん防止レイヤーが導入され、ビジネスプロセスを悪用する機会を最小限に抑えることができます。
さらに、ビジネスプロセスが手作業による統制を含む場合、ERPシステムはそのような統制のための規定を設けるように構成することができます。これは、アーカイブ目的や将来のレビューまたは監査のために、レビューされ署名されたソースドキュメントをERPソフトウェアのデータベースレコードに添付できるようにすることで可能になります。
たとえば、ハードコピーの発注書を承認する場合、ユーザーは発注書をレビューし、問題がなければ物理的に署名して承認します。物理的な承認が完了すると、承認された PO はスキャンされ、ERP の PO レコードにリンクされます。将来、監査などで必要になった場合、物理的に承認されたPOは、POのリストをドリルダウンし、保存されたドキュメントを表示するリンクをクリックすることで取り出せます。
4. 自動化されたトランザクションのマッチングは、計上されたトランザクションの整合性を提供します 自動化されたトランザクションのマッチングは、計上されたトランザクションの整合性を提供します。
ERPシステムは、トランザクション処理サイクルの一部としてトランザクション照合技術を組み込み、照合されていない、または関連性のないトランザクションの転記を防ぎます。たとえば、商品を梱包して出荷する場合、ERP システムには、パッケージの詳細が顧客の発注書の詳細と一致することを保証するコントロールがあります。
さらに、請求書を発行する段階では、システムは請求書の詳細と、基礎となる顧客記録および納品書の詳細を一致させ、間違った顧客や間違った数量の商品に請求書を発行しないようにしなければなりません。
安全対策：事業継続のためのデータバックアップとリカバリ手順 事業継続のためのデータバックアップとリカバリ手順。
運用の回復力を実現することは、ERP導入の中核をなすものです。ERP システムは、営業チームが定期的に更新して維持できる、すべてのビジネス面、見込み客、顧客に関する情報のリポジトリとして機能します。
正確性、完全性、&データの整合性を確保するために、ERPシステムは、広範なデータバックアップと災害復旧を提供するように設計された他のITインフラストラクチャのインストールと互換性がなければなりません。
結論 ERPの導入を成功させるために、組織は莫大な財政投資を行い、さまざまな専門分野のチームから相当な人的努力を投入します。ほとんどの場合、このような実装は、再設計されたビジネスプロセスをもたらし、組織のビジネスコントロール環境の大幅な再考を要求します。
当社のERP専門家チームと協力して、営業チームのビジネスプロセスに関する強力な統制を構築する方法の詳細については、 こちらからお問い合わせください. 
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