標準化された手順なしに組織を運営することは、成長の重要な障壁となります。
標準化された手順なしに組織を運営することは、成長への重要な障壁です。ワークフロー自動化アプリケーションを使用することで、組織はばらつきを最小限に抑え、無駄を省き、一貫性を高め、最終的に結果の質を向上させることができます。
今日の競争の激しいグローバル市場において、企業が直面する主要な業務上の制約の1つは、通常業務中の手続き違反です。これは、企業の製品/サービスの品質や財務パフォーマンスに影響を与える運用上の不整合につながります。その結果、組織は、サービスや製品が常に一貫して提供されることを保証するビジネスプロセスを維持するために、標準作業手順書（SOP）を開発する必要性を見出している メリアムは、「標準作業手順書（SOP）とは、標準的な作業手順書である。
Merriam-webster.comは、SOPを「指定された業務または指定された状況を遂行するために日常的に従う、確立または規定された方法」と定義しています。当然ながら、SOPは手順書やフローチャートで文書化する必要があり、可能であればビデオによる指示も必要です。
一貫性を保証する1つの方法は、ワークフローエンジンを使用してSOPの管理を自動化することです。ワークフローは、ビジネスプロセスの運用手順を構成する一連のステップまたはアクションを表します。ワークフローの自動化は、業務手順を標準化および自動化するための機会とツールを組織に提供するため、業務効率を向上させます。
以下は、ワークフローエンジンによってSOP監視を自動化する6つの利点です。
さらに、SOPの自動化により、管理者はトランザクションパイプラインをリアルタイムで監視できるようになります。こうすることで、仕事量のバランスをより簡単にとることができる。手順をデジタル化することで、企業はオペレーターを指導し、報告のためにアクションやイベントを追跡し、労働者がより少ない労力でより多くのことをこなせるようにします。
例えば、PT.Timah Tbkは、錫の採掘を扱うインドネシア政府企業の1つで、支払い処理に特化した電子承認システムを持っています。同社の承認プロセスとフォーム作成プロセスは自動化されており、承認プロセスのある段階から別の段階に進む際に、文書が簡単に追跡できるようになっている。これにより、文書の作成と管理プロセスの効率が向上します。
簡略化されたコンプライアンス監視 内部SLAへのコンプライアンスの追跡も、ワークフロー自動化の重要な要素です。これは、インドネシアの資産規模4位の銀行であるCIMB Niagaによって取り入れられました。既存のワークフロー・アプリケーションを当社のソリューションにアップグレードし、SLA監視を備えた最新の業務状況に応じたシステムを構築しています。このアプリケーションでは、承認プロセスの各タスクに時間制限があり、手動再割り当て、自動再割り当て、タスクの再ルーティングが可能です。さらに、システムには各従業員のパフォーマンスを表示するダッシュボードがあります。
説明責任の向上 PT.Timah e-approvalアプリケーションでは、誰がいつどのようなアクションを行ったかという記録をシステムが保持しています。このような情報を使用することで、管理者は、処理中に例外的なイベントが発生したり、承認に不当な遅れが生じたりした場合はいつでも、従業員にその行動の責任を問うことができます 採用プロセスを最適化するためにSOPオートメーションをどのように使用できるかの例として、Elnusa Tbk.のe-採用システムがあります。インドネシア政府のエネルギーサービス会社です。当社のシステムは、各段階で候補者のスコアを自動的に分析し、パラメータ化された基準（彼らの場合は70％）を使用して、システムが次の段階に進む候補者をフィルタリングすることができます。このようなシステムは、主観的な人間の行動に関連するリスクを排除し、結果の一貫性を保証します ワークフローアプリケーションを使用して SOP を自動化することで、一貫性のある再現可能な業務のためのプロセスを文書化し、知識を伝達することができます。さらに、外部アプリケーションとの新しい統合にプラグインするために、ソフトウェアは複雑なコーディングを必要としません。
結論 標準化された手順なしに組織を運営することは、成長への重要な障壁です。ワークフロー自動化アプリケーションを使用することで、組織はばらつきを最小限に抑え、無駄を省き、一貫性を高め、最終的に結果の質を向上させることができます。当社の有能なチームは、お客様のためにSOP監視プロジェクトを実施し、成功を収めてきました。弊社チームへのお問い合わせはこちらから。
生産性向上のためのプロセス監視の改善
インテリジェントなワークフロー戦略は、ユーザーがビジネスプロセス中にどのように手順を実行するかのイベントログを分析することにより、運用知識を抽出するために実装されます。自動化により、トランザクションの履歴をレビューし、承認しきい値を緩めたり、厳しくしたりする意思決定が容易になります。その結果、組織は生産性向上のためにビジネスプロセスを継続的に評価し、改善することができるようになります。
SOPに関しては、文書の作成、編集、最終化、および承認のメカニズムがあることが重要です。ワークフローシステムは、ビジネスプロセスに関連する一連のアクションやタスクを通じて、ドキュメントやアイテムの動きを自動化するための優れた機能を提供します。
ほとんどの国では、食品、医薬品、または環境規制のコンプライアンスを保証する責任を負う規制機関があります。ワークフローの自動化は、組織が外部機関とのコンプライアンスに関する規制要件を持っている状況では非常に重要です。自動化により、SOP の監査とバージョン管理が容易になるからです。
自動ワークフローアプリケーションを実装することにより、ワークフロー内の各ステップには、それを実行した人のユーザーIDが、実行された日時とともに刻印されます。このトランザクション履歴は、誰がいつどのタスクを実行したかという曖昧さを排除します。これは、ビジネスプロセスにおける従業員の行為や悪行に対する説明責任を向上させ、業務の一貫性を高める上で非常に重要です。
SOPの自動モニタリングにより、組織は、一般的なタスクから、規格外イベントや重大な緊急事態に対する是正措置まで、毎日、適切なタイミングで適切なアクションを推進することができます。すべてのステップが正しい順序で実行されるため、エラーやリスクが最小限に抑えられ、無駄が省かれ、一貫した結果が保証される。ビジネス プロセスの一貫性と適応性に関して言えば、高度にカスタマイズ可能な BPM ソフトウェアは、ドラッグ アンド ドロップのワークフロー エディタを使用して、ビジネス プロセスの変更に簡単に適応する能力を備えています。
再現可能な品質には、時折質の悪い結果を含むばらつきを避けるための一貫性が必要です。組織が成長し拡大するにつれて、初期の成功を拡大し、再現可能な成功に変換する必要性が常にあります。
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