ワークフロー・エンジンで解決する4つの一般的なワークフロー問題

 

従来、ワークフローは、「ワークフローエンジン」を使って解決するのが一般的でした。

伝統的に、マネージャーとその従業員は、個々の物理的なオフィス、部署、建物、都市、または国にまたがるビジネスプロセスが適切に調整され、監視されるようにするために、多くの作業を行わなければなりません。そのような状況で、ワークフローを追跡しようとすることは、高価で時間のかかる仕事です。

ワークフローエンジンが登場すると、状況は一変します。ワークフロー エンジンは、ワークフローの実装を整理し、追跡するためにデータベース サーバーを利用するソフトウェア アプリケーションであり、複雑なビジネス プロセスを管理するのに役立ちます。ワークフロー・エンジンは、タスクを割り当て、進捗を監視し、ビジネス・プロセスへの介入が必要かどうかを判断するためのインターフェイスを管理者に提供します。ワークフローをリモートで追跡する機能により、管理者の時間が解放され、ビジネスの成功のためのより戦略的に重要な事柄に対処できるようになります。

この記事では、ワークフローに共通する4つの課題と、ワークフローエンジンを使用してそれらを解決する方法を探ります。

ドキュメント追跡の困難
組織には、多くの小さなタスクを実行し、さまざまな部門のさまざまなアクターが監視する必要があるビジネス プロセスがあります。その結果、各プロセス/タスクのステータスを監視する能力は、効果的なビジネス管理の重要な要素になります。

しかし、組織は通常、互いに、あるいはビジネスパートナーが使用する外部システムと会話しないシステムを実装しています。その結果、文書の追跡やバージョン管理は事実上不可能です。

ワークフロー エンジンは、管理者が、いつ、誰が、どのようなタスクを作成するか、また、関係する関係者に通知を出すための事前定義された条件を実装できるようにすることで、企業のビジネス プロセスを調整するのに役立ちます。さらに、このエンジンは、あるアクティビティやアクターから別のアクターへの移行を自動的にトリガーするように設定できます。

1. 部門間の不十分なコラボレーション
   組織では、部門が個々のビジネスユニットまたはエンティティとして動作するときに、サイロが出現します。これは、ビジネスユニットが情報、目標、優先順位、およびツールを共有しない企業で一般的です。サイロの考え方は、生産性を低下させ、スタッフのやる気を失わせ、会社全体のパフォーマンスに影響を与える可能性があります。

   ワークフローエンジンの導入は、組織内のビジネスユニット間で情報が自由に流れるようにすることで、サイロ化したメンタリティを打破するのに役立ちます。

   これにより、プロセスの透明性が生まれ、より良いコミュニケーションが促進され、チームワークが向上し、地理的に分散した従業員間のコラボレーションが強化されます。

2. 承認のための非効率的な処理
   組織は、紙ベースのシステムで何度も承認を必要とするプロセスで頭を悩ませています。文書を部署間で移動させたり、追跡したりするのに多くの時間が浪費されます。

   ワークフローエンジンは、従業員が毎日行う管理業務の自動化を通じて、これらの非効率を改善するために使用できます。

   さらに、ワークフロー エンジンを使用することで、活動の進捗を追跡し、従業員が時間の浪費を避けることができます。

   政府所有の企業Elnusa Tbk.では、各プロセスの時間効率を追跡、記録、分析するSLAモニタリングシステムを開発しました。そのために、このシステムには、各業務プロセスの期間を概説するSLAが組み込まれています。処理が進むにつれて、システムは各ビジネスプロセスにかかった時間を記録し、SLAの規定と比較し、差異レポートを生成します。

3. Slow Decision Making
   典型的なセットアップでは、ビジネスプロセスが完了するまでに、一連の担当者や部門を経由します。ある段階で処理が完了すると、次の段階の処理を実行するのは誰なのか、多くの決定を下さなければなりません。特に、次のタスクが連続的ではなく同時並行的である場合や、次のステップを実行するはずの従業員が不在で代わりの人を探さなければならない場合などは、この作業が複雑になる。自動化されていない場合、これは多くの時間と費用を消費します。

   ワークフローエンジンは、人、人のグループ、部署、あるいは機械にタスクを割り当てるルールで構成されます。特定のタスクが完了すると、別のタスクが割り当てられるため、意思決定プロセスの時間を節約できます。

   このようなアプリケーションの例として、私たちが別の政府系企業 PT.Timah Tbk.このプロジェクトでは、組織の紙ベースの承認を電子フォームに置き換えるBPMシステムを実装しています。さらに、プロセスをさらに強化するために、モバイルアプリを作成し、スタッフがいつでもどこからでもシステムにアクセスできるようにしました。

結論

Workflow Engineは、ワークフローを容易にします。

ワークフロー エンジンは、情報、タスク、およびイベントの効率的なフローを促進し、すべてのアクターがそれぞれのタスクを実行するために必要な情報とデータにアクセスできるようにします。エンジンは、タスクをインテリジェントに割り当て、各タスクの完了に必要な時間を設定することができるので、プロセスのボトルネックを特定することができます。

さらに、ワークフローエンジンはコラボレーションを強化し、電子メールやメモ、スカイプや電話の必要性をなくすことでコストを削減します。

ワークフローエンジンを導入することで得られるメリットを最大限に引き出すために、詳しくはこちらの専門家までお問い合わせください。

ワークフローエンジンを導入することで得られるメリットを最大限に引き出すために、詳しくはこちらの専門家までお問い合わせください。

 

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