使用工作流引擎解决 4 个常见工作流问题

 

传统上，管理人员及其员工必须做大量的工作，以确保跨越单个物理办公室、部门、楼宇、城市或国家的业务流程得到适当的协调和监控。在这种情况下，试图跟踪工作流程是一项既昂贵又耗时的工作。

进入工作流引擎，情况就会发生变化。工作流引擎是一种软件应用程序，它利用数据库服务器来组织和跟踪工作流的实施，从而帮助管理复杂的业务流程。工作流引擎为管理人员提供了一个界面，用于分配任务、监控进度以及确定是否需要对业务流程进行干预。远程跟踪工作流的能力解放了管理者的时间，使他们能够处理对业务成功更具战略意义的事务。

在本文中，我们将探讨工作流的四个常见挑战，以及如何使用工作流引擎来解决这些挑战。

文档跟踪方面的困难
很多时候，组织的业务流程需要由不同部门的不同参与者执行和监控许多小任务。因此，监控每个流程/任务状态的能力是有效业务管理的重要组成部分。

然而，企业实施的系统通常不能相互通信，也不能与业务合作伙伴使用的外部系统通信。因此，文档跟踪和版本控制实际上是不可能的。

工作流引擎可帮助公司协调业务流程，它使管理层能够实施预定义的条件，这些条件概述了要创建的任务、创建时间和创建人，并向相关人员发出通知。此外，还可对引擎进行配置，以自动触发从一个活动或行为者到另一个活动或行为者的过渡。

1. 部门之间协作不力
   在组织中，当部门作为单独的业务单元或实体运行时，就会出现孤岛。这种情况在企业中非常普遍，因为业务部门不能共享信息、目标、优先事项和工具。孤岛思维会降低工作效率，打击员工积极性，并可能影响公司的整体绩效。

   实施工作流引擎可确保信息在组织内各业务部门之间自由流动，从而帮助打破孤岛思维。工作流引擎为员工提供了工作流中执行的所有活动的全局视图，并为管理者提供了对业务流程的更好控制。

   这将提高流程的透明度，鼓励更好的沟通，改善团队合作，并加强地理位置分散的员工之间的协作。

2. 审批处理效率低下
   组织因纸质系统需要大量审批的流程而陷入困境。将文档从一个部门转移到另一个部门并进行跟踪浪费了大量时间。

   工作流引擎可通过自动化员工每天执行的行政任务来弥补这些效率低下的问题。通过这种自动化，企业可以大幅减少处理事务所花费的时间，消除因必须在部门之间实际移动硬文档副本而造成的延误。

   此外，通过使用工作流引擎，还可以跟踪活动进度，帮助员工避免时间浪费。

   在一家国有企业 Elnusa Tbk，我们开发了一个 SLA 监控系统，用于跟踪、记录和分析每个流程的时间效率。为此，该系统纳入了一个 SLA，其中概述了每个业务流程的时间段。在处理过程中，系统会记录每个业务流程所用的时间，与 SLA 规定进行比较，并生成差异报告。

3. 快速决策
   在典型的设置中，要完成一个业务流程，需要经过一系列人员或部门。一旦一个阶段的处理完成，就必须做出许多决策，决定谁是执行下一阶段处理的下一个人。当下一个任务不是连续的，而是并发的，或者应该执行下一个步骤的员工不在，必须找到替代人员时，情况就会特别复杂。如果不实现自动化，这将耗费大量的时间和金钱。

   工作流引擎通过规则进行配置，将任务分配给一个人、一组人或一个部门，甚至一台机器。当某项任务完成后，另一项任务将被分配，从而节省了决策过程中的时间。

   此类应用的一个例子是我们为另一家政府所有企业 PT.Timah Tbk.在这个项目中，我们正在实施一个 BPM 系统，该系统用电子表格取代了组织的纸质审批，而电子表格在整个处理过程中都可以轻松跟踪。此外，为了进一步改进流程，我们还创建了移动应用程序，帮助员工随时随地访问系统。

 

结论

工作流引擎促进了信息、任务和事件的高效流动，并确保每个参与者都能访问执行各自任务所需的信息和数据。该引擎能够智能地分配任务并设置完成每项任务所需的时间，从而使识别流程中的瓶颈成为可能。

此外，工作流引擎还能加强协作，并通过消除对电子邮件、备忘录、Skype 或电话的需求来节省资金。

要想通过部署工作流引擎获得最大收益，请联系我们的专家了解更多详情。

 

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