各组织实施 ERP 的目的是改进业务流程并使之自动化。这种自动化可通过降低运营成本、提高资产效率和改善信息质量来提高效率。但是，只有在 ERP 系统具有内置控制框架的情况下，才能实现这些优势。
内部控制
内部控制由组织实施，目的是降低错误、盗窃或欺诈的风险，确保会计数据的准确性和完整性，并确保遵守其政策和计划。从根本上说，它指的是一系列：
工作流规定了业务流程的启动和完成方式、参与人员以及每个参与者为执行其指定角色而必须做的事情。
业务规则通过设置政策、角色、程序、升级、警报、数据类型等来管理工作流中的每项活动，从而确保业务流程得到正确遵循。 ERP 系统中需要强有力控制的一个关键领域是销售和收款周期。该周期是指从客户订购商品或服务开始，到收到采购付款为止的流程。在 ERP 系统中为销售团队建立控制可确保企业不会在收入或应收账款方面出现重大误报。
下面，我们将介绍ERP系统在销售周期中建立控制的4种方法。
1. 防止欺诈的职责分工
职责分离是指在不同人员之间划分主要职责和责任，是为销售职能部门建立全面控制环境的关键组成部分。如果实施得当，职责分工可有效防止欺诈行为，并使业务流程与信息技术原则（如系统用户的最低权限）保持一致。
在销售职能中，职责分离包括将授权交易、处理交易、审查和核对信息以及处理任何相关资产的责任分开。
例如，销售订单的审批与数据采集以及应收账款的收取是分开的。同样，提出修改客户信用额度请求的人员不应访问系统中处理此类请求的评估和审批部分。
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2. 工作流程有助于审查和审批
二次审查和上级审批有助于确保交易得到准确记录、适当授权并正确反映组织中发生的实际事件。通过为销售流程设计和实施适当的工作流程，ERP 系统可有效部署强大的内部控制框架。例如，要求在建立新的赊销客户时进行审批，或在发货前对发出的发票进行审查，这些都有助于防止向欺诈客户进行销售，或通过少收发票款挪用赊销额度。
利用工作流程功能，系统用户可以在流程的每个步骤插入注释。此外，主管人员还可以查看系统中每笔交易的状态，如果交易停留在某一步骤的时间超过预期，系统还可以配置为自动生成警报和通知。
根据客户的需求，WGS 建议采用两种方法来实施工作流程。您可以在 ERP 系统的销售模块中使用内置解决方案，也可以部署 动态独立系统。
3. 电子签名和电子证据的审计跟踪 此外，如果业务流程涉及手动控制，则可对 ERP 系统进行配置，以提供此类控制。 这可以通过允许将已审核和签名的源文件附加到 ERP 软件数据库记录中来实现，以便存档和将来进行审核或审计。
例如，在审批收到的硬拷贝采购订单时，用户会对采购订单进行审查，如果满意，则在订单上签名以进行审批。一旦完成实际审批，就会扫描已批准的采购订单，并将其链接到企业资源规划中的采购订单记录。在将来需要时，例如在审计过程中，可通过向下钻取 PO 列表并单击一个链接来调出已存储的文档，从而检索已实际批准的 PO。
4. 自动交易匹配提供已发布交易的完整性 ERP 系统采用了自动交易匹配技术。
ERP 系统将交易匹配技术作为交易处理周期的一部分，以防止发布不匹配/不相关的交易。例如，在包装和装运货物时，ERP 系统会进行控制，以确保包装细节与客户采购订单的细节相匹配。
此外，在开具发票阶段，系统必须将发票详情与基本客户记录和送货单详情相匹配，以防止向错误的客户或错误的货物数量开具发票。
安全措施：实现业务连续性的数据备份和恢复程序 为了确保准确性、完整性和数据完整性，ERP 系统必须与其他 IT 基础设施安装兼容，这些安装旨在提供广泛的数据备份和灾难恢复以及故障切换程序，以确保在发生严重系统故障时能够快速恢复业务。
结论 有关您如何与我们的 ERP 专家团队合作，围绕销售团队的业务流程建立强有力的控制的更多详情， 请联系我们。
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